Työelämä mullistui - näin tuet työntekijöitä poikkeusaikana

Koronavirusepidemian vuoksi yritykset ja työntekijät ovat hyvin erilaisessa tilanteessa kuin vielä muutama kuukausi sitten. Toisissa yrityksissä kipuillaan nopeasti tulleiden lomautusten ja kuihtuneen kassavirran kanssa, joissain työpaikoissa kiire on kovempi kuin koskaan. Monissa paikoissa on siirrytty rivakasti etätöiden tekoon, oli kotona työskentelyyn sitten totuttu tai ei. Tämä muutos koskee useita suomalaisia, sillä YLEn teettämän kyselyn mukaan yli miljoona suomalaista on tällä hetkellä etätöissä.

Tilanteet työpaikoilla vaihtelevat paljon, mutta seuraavalta listalta voi poimia vinkkejä työn tukemiseen, jotta työyhteisö toimii poikkeustilanteenkin aikana mahdollisimman hyvin. Työyhteisön toimivuus vaikuttaa työhyvinvointiin, työyhteisön ilmapiiriin, työssä jaksamiseen, työhön sitoutumiseen ja sairauspoissaolojen määrään. Jos työhyvinvointi onnistutaan pitämään hyvällä tolalla myös koronapandemian aikana, sen tulokset heijastuvat positiivisesti organisaation kilpailukykyyn, taloudelliseen tulokseen ja maineeseen.

Viesti usein, avoimesti ja faktoihin perustuen

Vaikka media tarjoaa paljon tietoa koronatilanteesta, kannattaa siitä silti viestiä säännöllisesti myös työpaikoilla. Koronaepidemia vaikuttaa yrityksiin eri tavoin. Kaikista tärkeintä on tuoda säännöllisesti esiin se, miten epidemia vaikuttaa oman yrityksen toimintaan. Tilanteesta kannattaa puhua faktoihin perustuen, avoimesti ja säännöllisesti. Se, että juuri sillä hetkellä jostain tietystä asiasta ei ole enempää tietoa, on myös hyvä tuoda esille.

Tee ohjeita ja pidä ne ajan tasalla

Koronavirusepidemian aikana tilanteet muuttuvat nopeasti. Tämän vuoksi kannattaa tehdä selkeät ohjeet kaikista niistä poikkeuksista, jotka muuttavat käytännön arkea. Saako työpaikalle tulla vaiko ei? Miten työtunnit ilmoitetaan? Kuinka menetellä, jos sairastuu? Miten toimin, jos minut lomautetaan? Selkeä struktuuri ja ohjeiden helppo löydettävyys tuo turvaa ja jatkuvuutta työntekijöiden arkeen.

Esimiehillä on erittäin tärkeä rooli

On tärkeää, ettei vain ylityksen ylintä johtoa ole valjastettu kriisitilannetta ja -viestintää hoitamaan. Juuri nyt lähiesimiehillä on poikkeuksellisen tärkeä rooli. He pystyvät kertomaan, mitä yrityksen tilanne tarkoittaa juuri omassa yksikössä tai omassa tiimissä. Esimiehen tehtävänä on myös pitää yhteyttä, kysyä ja kuunnella: mitkä asiat huolestuttavat juuri nyt? Millaista esimiestyötä työntekijät tarvitsevat juuri nyt? Millaista apua tiimiläiset kaipaavat? Millaisia esteitä onnistumisen tiellä on tällä hetkellä? Miten esimies tai yhtiö voi näiden esteiden raivaamisessa auttaa?

Kaiken voi tehdä toisin

Monissa yrityksissä on päällä pitkäaikaisia tavoitteita ja erilaisia kehitysprojekteja. Niistä ei kannata automaattisesti luopua, vaan tavoitteiden uudelleenmäärityksen aika saattaa olla vasta myöhemmin.

Työtä kannattaa silti muokata kulloinkin vallitsevaan tilanteeseen. Eri yksiköissä ja tiimeissä saattaa olla hyvin erilainen työkuorma. Joskus tämä voi tarkoittaa sitä, että projektien sijaan keskitytäänkin esimerkiksi asiakaspalveluun. Samanlainen uudelleenmietintä koskee myös erilaisia prosesseja ja vaikka työsuhde-etuja. Monilla työpaikalla on käytössä esimerkiksi ravintoetu, mutta ravintolat ovat kiinni. Voiko edun maksaakin palkan mukana? Entä miten erilaiset liikuntaedut olisivat muokattavissa - voisiko työantaja tarjota esimerkiksi etäliikuntaa?

Työn kannattaa joustaa

Monilla on nyt kotonaan lapsia, joita pitää hoitaa ja opettaa työn lomassa. Työantajan on hyvä tarjota aktiivisesti erilaisia joustoja.

Työn jaksottamiseen voi käyttää mahdollisuuksien mukana esimerkiksi liukuvaa työaikaa tai mahdollisia työaikapankin saldoja. Myös hetkellisesti lyhennetty työaika, vuosiloman käyttö pätkissä ja lomarahojen vaihtaminen lisävapaaksi auttaa sekä työn ja lastenhoidon yhdistämisessä että omassa palautumisessa.

Säilytä yhteys

Fyysisesti etäällä, mutta henkisesti lähellä. Ohje on hyvä, mutta miten sitä olisi paras toteuttaa?

Etätöiden aikaan kannattaa varmistaa uusien sisäisten yhteydenpitotapojen toimivuus ja tarkoituksenmukaisuus. Työntekijöiltä kannattaa kysyä, mikä heistä olisi siihen paras tapa. Olisiko hyvä, että soitellaan päivittäin? Vai riittääkö, että tavataan etänä kerran viikossa?  Kannattaa kokeilla myös epämuodollisia etätapaamisia. Yhteinen virtuaalinen kahvipaussi tai pelihetki voi olla energisoiva poikkeus päivään.

Kaikki ovat vastuussa toisistaan

Koronatilanne kuormittaa ihmisiä eri tavoin. Vaikka ihmiset ovat työssä ja henkilökohtaisessa elämässään hyvin erilaisissa tilanteissa, kantaa jokainen huolta koronaepidemian vaikutuksista.

Kun työkavereitaan ei tapaa fyysisesti, voi työuupumuksen merkkejä olla vaikea huomata. Tämän vuoksi omien alaisten ja kollegoiden tuntoja kannattaa seurata tavallista herkemmin.

Kaikki ovat nyt vastuussa toisistaan, eikä huolenpitoa voi sälyttää vain esimiesten harteille.

Jos huolestut työkaverisi voinnista, kannattaa olla tavallista herkemmin yhteydessä esimieheen tai HR-toimintoon.

HR:ssä puolestaan kannattaa madaltaa kynnystä myös erilaisten tukimuotojen suhteen. Jos niiden suhteen on ollut käytössä sovittu prosessi tai kehikko, se kannattaa unohtaa nyt.

Jos joku tarvitsee apua, on kaiken mahdollisen tuen saantiin oltava erityisen alhainen kynnys.